Facilitator – eine wertvolles Skill-Profil in Projekten

Ursprung

Seit knapp 20 Jahren ist mit der Agilität auch der Workshop Facilitator als Rolle im agilen Umfeld entstanden.

Im systemischen Kontext existiert auch seit langer Zeit die Konstellationen eines „Splitting Team“. Ein 2er-Team mit der Teilung auf die Aufgabe und den Ablauf.

Im englischen Sprachgebrauch werden Betreuer bzw. Leiter von Abläufen als Facilitator bezeichnet. So auch beispielsweise beim Lego Serious Play.

Prozessbegleiter sind im Beratungsbereich auch immer wieder zu finden. Diese Übersetzung ist bei größeren Umfängen sehr passend. Der Workshop-Facilitator hat somit schon ein längeres Dasein.

Anerkennung

International ist der Heimathafen die IAF (International Association Facilitation). Diese bietet weltweit Kongresse, Mitgliedschaften, Informationen und auch Akkreditierungen.

APMG hat zusammen mit den Strategic Facilitators aus UK 2013 das Framework Facilitation™ kreiert. Ebenso wie in anderen Bereichen werden Akkreditierungen für Foundation und Practitioner angeboten.

Rollen

Der Projektmanager nutzt von jeher Meetings – also Workshops – für die Umsetzung seiner mannigfachen Aufgaben wie Anforderungserhebung, Abstimmungen oder Planungen u.v.m.

Motivation

Je komplexer die Aufgabe, je vielfältiger die Stakeholder und/oder direkt im Workshop Beteiligten, je emotionaler die Stimmung oder je drängender die Zeit, desto mehr ist der Projektmanager von der Erfüllung seiner Aufgaben überfordert. Oft schon, wenn dies nur als einzelne „Erscheinung“ auftritt und erst recht in Kombinationen

Einfache Moderationsmethoden sind durchaus bei geringeren Anforderungen beste Werkzeuge. Meist haben diese aber ihre Grenzen, da diese weder typbezogen noch gar in einem Ablaufkontext kombiniert eingesetzt werden können. So werden wir bspw. auch nicht mit unserer Heckenschere den Rasen mähen – sprich gleiche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben einsetzen.

Manchmal werden dann Entscheidungen getroffen, deren Halbwertszeit nur sehr kurz bemessen ist und Torpedierungen zu erwarten sind. Manchmal werden gar keine Entscheidungen getroffen oder Personen ausgegrenzt. Auf jeden Fall dient dies der Qualität und sonstigen Auflagen des Projekts nur in geringem Maße. Wenn wir dazu auch noch die vorliegenden Forschungsergebnisse oder die Phänomene vom „Groupthink“ beachten, brauchen wir uns über viele Konsequenzen nicht mehr wundern.

Betroffene Rollen sind auch der Lenkungsausschuss bei geforderten Entscheidungen oder der Teammanager beim Umsetzen von Arbeitspaketen.

Umsetzung

Der Workshop-Facilitator ist eine zusätzliche Rolle. Meistens beheimatet im PMO – intern oder extern – hat der die Auflagen der absolut glaubwürdigen Unabhängigkeit bezüglich des Ergebnisses und der flexiblen Prozesskompetenz.

In kleineren Projekten oder bei Aufgaben mit geringeren Herausforderungen kann es durchaus Sinn machen, wenn sich der Projektmanager die eine oder andere Zusatzkompetenz für einfache Entscheidungsfindungen und Personenkenntnisse zulegt. Ansonsten sollte dieses Feld den dafür ausgebildeten Spezialisten überlassen werden. Deren sich der Projektmanager bedienen sollte.

Facilitation wirkt von außen gesehen teilweise als Magie. Damit diese entstehen kann, ist eine intensive Auseinandersetzung mit der Materie notwendig. Dienlich dabei ist ein systemisches Fundament.

Ergebnis

Die Aufgabe des Workshop-Facilitators ist es, stabilere Ziele in höherer Qualität herbei zu führen. Ziele, hinter denen die Beteiligten auch weiterhin stehen. Dazu ist keine Fachkenntnis erforderlich, sondern ausschließlich das Verstehen der Absichten. Wenn das gezeigte Führungsmodell Iceberg™ zum Einsatz gelangt, wird der Facilitator zusammen mit dem Aufgabenverantwortlichen und den Beteiligten pro Ebene eine Vereinbarung der Unterstützungsart treffen. So weiss jeder, was vom anderen erwartet wird und aus welchem Grunde welche Aktivitäten initiiert werden.

Begleiterscheinungen

Neue Wege bedingen oft eine radikale Abkehr alter Muster. Je neuer und abstrakter solche Vorhaben sind, desto mehr fehlt die Sicherheit. Als solche bezeichnen wir, wenn wir wissen, woran wir sind (was, wo, wie, wozu und warum). Menschen mit größerem Abstand zu neuen Bereichen oder auch größerer Angst vor Abkehr von alten Pfaden werden als eher „dysfunktional“ empfunden. Dem folgen die Klassifizierungen „transitional“ und „prozess-achtsam“. Bei ersteren erfolgen keine Fragen und das Feedback gibt der Facilitator laut für die Gruppe von sich. Bei der transitionalen Gruppe gibt es schon einzelne Aktivisten wohin gegen die prozess-achtsame Gruppe von sich aus zu Feedback greift. Das Verständnis wächst so von Status zu Status.

Fazit

Workshop-Facilitation ist eine absolute Schlüsselfertigkeit. Der Einsatzbereich ist mannigfach und weit über das Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement hinaus. Viable Projects GmbH ist die einzige Accredited Training Organization in DACH für diesen Bereich. Die Trainings erfolgen im kleinsten Rahmen, um jedem Teilnehmer einen maximalen Effekt an Entwicklung zu ermöglichen. Viable Projects GmbH bietet auch Entwicklungsbegleitung in der Praxis sowie die Übernahme von Dienstleistungen als Facilitator an.