Kommunikation in IT-Projekten – was AI-Tools dazu sagen

Derzeit ist ChatGPT in aller Munde. Was also lag näher als mein zentrales Thema mit diesem Tool zu diskutieren. Meine Frage war: What can improve communication in IT projects?

Die Antwort habe ich dann mit DeepL ins Deutsche übersetzt und hier ist das Ergebnis (ohne jede inhaltliche Änderung von meiner Seite, habe nur Bullet Points eingefügt!):

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Kommunikation in IT-Projekten zu verbessern:

• Klare Kommunikationskanäle einrichten: Bestimmen Sie die effektivsten Kommunikationskanäle für das Projekt, z. B. E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen oder persönliche Treffen, und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu diesen Kanälen haben.
• Legen Sie die Erwartungen an die Kommunikation fest: Legen Sie die Häufigkeit und den Zweck der Kommunikation sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder in Bezug auf die Kommunikation klar fest.
• Verwenden Sie Projektmanagement-Tools: Verwenden Sie Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana, um den Fortschritt zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und Aktualisierungen auszutauschen.
• Ermutigen Sie zu offener und ehrlicher Kommunikation: Ermutigen Sie die Teammitglieder, ihre Gedanken, Bedenken und Ideen in einer respektvollen und konstruktiven Art und Weise zu äußern.
• Fördern Sie eine Kultur der Zusammenarbeit: Fördern Sie Zusammenarbeit und Teamwork, indem Sie ein offenes und integratives Umfeld schaffen, in dem sich die Teammitglieder wohl fühlen und ihre Gedanken und Ideen mitteilen können.
• Verbessern Sie die Fähigkeit zum Zuhören: Ermutigen Sie die Teammitglieder, einander aktiv zuzuhören, und geben Sie bei Bedarf Feedback und Klarstellungen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen.
• Verwenden Sie visuelle Kommunikation: Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Tabellen, Diagramme und Mind Maps, damit die Teammitglieder komplexe Konzepte besser verstehen und vermitteln können.
• Sorgen Sie für regelmäßige Updates: Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder über den Projektfortschritt, Probleme und Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden, indem Sie sie regelmäßig auf dem Laufenden halten und informieren.

Mein Resümée: Nicht schlecht! Keine überraschenden Erkenntnisse, aber das ist auch nicht die Aufgabe solcher Tools. Es bringt meiner Einschätzung nach den Common Sense zu dieser Frage gut auf den Punkt.

Das war für mich ein Anstoß, eigene Beiträge zu diesem Thema zu sichten. Das sind die Ergebnisse meiner Bestandsaufnahme, wo ich Themen adressiere, die zur Beantwortung der gestellten Frage dazu gehören, vom AI-Tool aber nicht als relevant erkannt wurden:

Empfehlungen zur Gestaltung der Anforderungsdefinition (dieses für IT Projekte spezifische Thema hat die AI nicht berücksichtigt – insofern „common sense“).

Empfehlungen zur Art der Formulierung von Aussagen, die einen großen Unterschied machen.

Empfehlungen zu einem wirkungsorientierten Reporting 

Umgang mit Kommunikationsproblemen, die nicht an mangelhafter Kommunikation liegen, sondern tiefere Ursachen haben (also Konflikte)

Aber wie anfangs gesagt: Das Ergebnis der AI-Tools ist durchaus beachtlich und ich verstehe, dass Google aufgeschreckt ist. Da kündigt sich die nächste Generation an Tools an, die über die Leistungen der aktuellen Suchmaschinen hinausgehen (auch wenn Google schon sehr viel implementiert hat, was deutlich mehr ist als eine Sammlung von Links). Es wird spannend.