Ich habe in meinem ersten Job als Berater gelernt: Man muss den Inhalt und das Vorgehen planen! Klingt banal, aber heute weiß ich, dass es in der Praxis geradezu regelmäßig große Lücken auf der einen oder der anderen Seite gibt.
Experten ohne Projektmanagementerfahrung beschäftigen sich gerne mit dem Inhalt und verabsäumen die Vorgehensplanung. Professionelle Projektmanager wiederum blenden oft den Inhalt aus und beschäftigen sich vorwiegend mit Termin- und Ressourcenplänen.
Was fast immer zu kurz kommt ist die Planung der Methodik der Projektarbeit. Es wird also mehr oder minder sorgfältig das WAS, WANN, WER und WIEVIEL geplant, nicht aber das WIE, also die Methoden, mit denen man die Projektergebnisse erzielt. Dabei sind doch die Ergebnisse nur erzielbar, wenn man mit den zweckmäßigen Methoden und Werkzeugen arbeitet.
Was ist damit gemeint? Nehmen wir als Beispiel die Anforderungsdefinition in einem IT-Projekt. Es genügt nicht, Termine und Verantwortliche zu definieren, man muss auch klären, wie die Ergebnisse erarbeitet werden sollen?
Was sind die Optionen und Varianten? Dazu einige Beispiele:
- Man kann überwiegend in Workshops die Themen bearbeiten, es können Einzel- oder Gruppeninterviews geführt werden oder es können auch Ausarbeitungen von Experten vorgestellt und diskutiert werden.
- Die Arbeitsergebnisse können in unterschiedlicher Form dargestellt werden (Text, Grafik, Tabellen, Prototypen, etc. ?).
- Welche Tools werden zur Darstellung der Anforderungen benutzt? Am häufigsten sind Word und Powerpoint, aber es gibt eine Reihe von Tolls für mehr oder minder formalisierte Prozessdarstellungen, Use Cases, User Stories etc.
Was genauer geplant wird und was man den Projektbeteiligten zur freien Entscheidung überlassen kann, hängt von der konkreten Situation ab, auch hier gilt das Prinzip der Engpassorientierung. Es kommt darauf an, welche Unternehmens- und Projektkultur gegeben ist, welche Skills die beteiligten Personen haben und was an Grundlagen z.B. aus Vorprojekten oder durch die Expertise von Beratern zur Verfügung steht. Es ist fahrlässig, dieses Themenfeld nicht explizit zu betrachten und bewusst zu entscheiden, wie viel an Vorgaben und Unterstützung der Projektteams durch das Projektmanagement hier zweckmäßig sind.
Eine Herausforderung dabei ist, dass der Eindruck, man wolle die Projektbeteiligten schulmeistern, zu vermeiden ist. Es ist daher sinnvoll, solche Fragen nicht an die große Glocke zu hängen, sondern einfach durch „Templates“ und durch entsprechende Vorbereitung und Moderation von Arbeitssitzungen Einfluss zu nehmen.
Wenn ein Projekt schiefläuft, dann kann eine unzweckmäßige Arbeitsweise die Ursache sein. Also sollte man das immer in Betracht ziehen und wird oft genug fündig werden.
Bild: iqoncept