Projektstrukturplan – bitte nicht phasenorientiert!

In der Baseline der PMA (Projektmanagement Austria) finden sich zum Projektstrukturplan folgende Aussagen:

„Ziel des Projektstrukturplans (PSP) ist die phasenorientierte Darstellung der Leistungsplanung in Form eines Baumdiagramms. Das Denken in Projektphasen fördert eine prozessorientierte Strukturierung von Projekten. Der PSP enthält alle in einem Projekt zu erfüllenden Aufgaben, die in Arbeitspaketen abgebildet werden.“

Das klingt gut, denn wer kann schon dagegen sein, prozessorientiert zu denken. Trotzdem ist das eine Empfehlung, die viel Schaden anrichten kann und kürzlich habe ich beim Review eines Projektes auch die negativen Folgen dieses Ansatzes konkret beobachten können. Der Prozess war dort nämlich ein Wasserfallmodell der Softwareentwicklung und die Umstellung auf ein iteratives Vorgehen stieß auf methodische Bedenken unter Berufung auf PMA.

Wofür ist ein PSP wirklich da? Schauen wir in die ISO 21500:

„Das Erstellen des Projektstrukturplans hat den Zweck, eine hierarchisch gegliederte Darstellung der zur Erreichung der Projektziele auszuführenden Arbeiten zu schaffen. … Er kann zum Beispiel nach Projektphasen, zentralen Lieferobjektiven, Fachbereichen und Standorten aufgeschlüsselt sein. … Es ist möglich, andere hierarchische Strukturen für die methodische Bewertung der Elemente wie Lieferobjekte, Organisation, Risiko und Kostenrechnungserfordernisse des Projektes zu entwickeln.“

Siehe da, das Ziel ist eben nicht die phasenorientierte Darstellung, sondern die vollständige Darstellung dessen, was zu tun ist. Und Phasen oder Prozessschritte sind eine von vielen Möglichkeiten, die Vollständigkeit des PSP zu gewährleisten, aber keinesfalls die zu präferierende. Welcher Maschinenbauer käme auf die Idee, die Stückliste nach den Produktionsprozessen zu gliedern. Das geht schon allein deshalb nicht, weil die Prozesse zu komplex und verschachtelt sind.

Die Empfehlung ist auch nicht durch die IPMA Baseline gedeckt, als deren österreichischer Repräsentant PMA sich positioniert. Dort fehlt zwar überraschenderweise das Wort „Projektstrukturplan“ völlig, aber unter dem Titel „Strukturen“ wird durchaus zutreffend festgestellt:

„Projekte können von verschiedenen Gesichtspunkten aus in ihre Bestandteile zerlegt werden, so z.B. bezüglich der Projektstruktur, der Projektorganisation, der Projektkosten oder der Informations- und Dokumentationsstruktur“ … Hierarchische Strukturen dienen dazu, sicherzustellen, dass im Rahmen des Projektes nichts vergessen wird.“

Von PMI gibt es übrigens eine eigene Richtlinie zur Erstellung der Work Breakdown Structure, die selbstverständlich auch die Vielfalt an möglichen Gliederungskriterien darstellt. Die Richtlinie ist für Mitglieder des PMI kostenlos verfügbar.

Daher der Appell: Überladen wir den PSP nicht mit Gesichtspunkten, die dort nicht hingehören. Es hängt vom Projektkontext ab, welche Gliederung sinnvoll ist. Es ist auch nicht für jeden Zweig der Baumstruktur die gleiche Untergliederung sinnvoll und notwendig. Welche Untergliederungen möglich und sinnvoll sind, steht in der ISO21500 und noch detaillierter in der Leitlinie von PMI. Welche Gliederungskriterien es in einem konkreten Projekt sein sollen, muss man selbst herausfinden, die vom PMA als einziges Kriterium empfohlene Phasengliederung ist es allerdings fast nie.