Es ist ein prinzipieller Unterschied, ob man ein vorhandenes System schrittweise verbessert oder ein gänzlich neues System entwickelt. Wenn z.B. nach meist Jahrzehnten eine historisch gewachsene Software-Landschaft großflächig abgelöst werden soll, braucht man die Kenner des Ist-Systems um die Anforderungen an das neue System zu definieren.
Leider sind aber genau diese Personen es gewohnt, in kleinen Schritten und überschaubaren Einheiten zu denken und zu arbeiten. Der große Wurf (eine grundlegend geänderte Systemphilosophie) verlangt aber ein Verlassen gewohnter Lösungsmuster.
In der Praxis übernehmen die Neuplanung oft Berater, die das Ist ignorieren: wir wollen ja etwas ganz Neues machen. Der Teufel liegt im Detail und je näher man am Ziel zu sein meint, umso härter schlagen diese Lücken der Spezifikation zu.
Überlässt man die Entwurfsarbeit allerdings den Kennern des historisch gewachsenen Ist-Systems, kommt nur wenig Innovation zustande.
Die beste Lösung ist es, die kühnen Entwürfe der professionellen Innovatoren einer sorgfältigen Prüfung gegen alle Details zu unterziehen, die von den Hütern des Ist-Systems vorgebracht werden. Diesen für alle Beteiligten anstrengenden Dialog konstruktiv abzuwickeln, fordert die soziale Kompetenz der Projektmanager.