Wo liegt dein Engpass?

Der Selbstcheck zum Suchraster. Fünf Minuten, ohne Anmeldung.

Du hast es erklärt, gut sogar. Und trotzdem geht nichts weiter. Die naheliegende Reaktion ist, noch besser zu erklären. Oft liegt der Engpass aber woanders. Mit diesem Suchraster bildest du eine Arbeitshypothese: auf welcher Ebene es hakt und wie du im nächsten Schritt prüfst, ob du richtig liegst.

So gehst du vor

Denk an eine konkrete, aktuelle Situation. Mit einer fiktiven Situation geht es auch, aber das Ergebnis ist dann eben auch fiktiv.
Hake nur an, was du gesehen oder gehört hast. Eine Vermutung ist keine Beobachtung.
Geh die Ebenen der Reihe nach durch. Bei der ersten Ebene mit einem Haken hörst du auf, denn dort liegt dein Engpass wahrscheinlich. Überspring keine Ebene, auch wenn eine spätere besser zu deinem Ärger passt. Ein Engpass weiter vorne blockiert alles, was danach kommt.
Kannst du auf einer Ebene zwei Fragen nicht sicher beantworten, ist das dein erster Befund: Dort fehlen dir Beobachtungen. Achte beim nächsten Kontakt genau darauf.

Deine Situation

Notier dir kurz, auf Papier oder im Kopf:

Was soll sich nach deiner Kommunikation ändern?
Bei wem?
Wie hast du kommuniziert: im Meeting, im Gespräch, per Mail, im Ticket oder Chat, in einem Dokument?

Eine Frage vorab, die auf jeder Ebene zählt

Gibt es einen konkreten Anlass für die Vermutung, dass dein Gegenüber an deiner Kompetenz oder an deinen Absichten zweifelt? Etwa eine Vorgeschichte, eine Bemerkung oder ein früheres Projekt.

Haken gesetzt: was das bedeutet

Steht deine Kompetenz oder deine Absicht infrage, wird die Sache nicht gehört, wie gut sie auch aufbereitet ist. Zweifel an der Kompetenz brauchen einen Nachweis. Zweifel an der Absicht brauchen Transparenz, nicht noch mehr Fachargumente.

Beziehungsebene klären

Geh trotzdem weiter zu Ebene 1. Die Beziehung erklärt oft viel, aber selten alles.

Das Suchraster

KontextKann dein Gegenüber das Thema einordnen?

Kam, ausgesprochen oder spürbar, die Frage auf, warum ihr gerade jetzt darüber redet?
Hat dein Gegenüber das Thema anders eingeordnet als du? Etwa als Kostenfrage, wo du ein Risiko siehst, oder als IT-Thema, wo du eine Prozessfrage siehst.
Gab es Rückfragen zum Anlass, zur Vorgeschichte oder dazu, was überhaupt entschieden werden soll?

Mindestens ein Haken: deine Arbeitshypothese

Dein Engpass liegt wahrscheinlich beim Kontext.

Dein Gegenüber konnte das Thema nicht in seinen eigenen Bezugsrahmen einordnen. Dann findet auch die klarste Erklärung keinen Andockpunkt. Besser erklären hilft hier nicht, zuerst muss der Rahmen stehen.

Patterns auf dieser Ebene

Beziehungsebene klären
Kontext voranstellen
Sondierungsgespräche führen
Fragen kalibrieren

Dein Prüfschritt: Sag beim nächsten Kontakt zuerst, worum es geht, was zur Entscheidung steht und was du brauchst. Bleibt die Frage „Warum reden wir darüber?“ aus, lag die Hypothese richtig. Kommt stattdessen „Das ist klar, aber warum ist das wichtig?“, liegt der Engpass eine Ebene weiter, bei der Relevanz.

Und in die andere Richtung: Passt dein Kontext zu dem deines Gegenübers? Wo er abweicht, kann das deinen Vorschlag verändern.

Bezugsrahmen vor Inhalt.

Bewegt sich nach dem Prüfschritt nichts? Dann lies „Erst zuletzt prüfen“ am Ende dieser Seite.

Kein Haken? Weiter mit Ebene 2.

VerständlichkeitKommt die Sache so an, wie du sie meinst?

Hat dein Gegenüber etwas zusammengefasst oder weitergegeben, das nicht dem entsprach, was du gemeint hast?
Kamen Fragen, die zeigen, dass ein Zwischenschritt fehlte? Also etwas, das für dich selbstverständlich ist.
Wurden deine Fachbegriffe gar nicht aufgegriffen oder in anderer Bedeutung verwendet?

Mindestens ein Haken: deine Arbeitshypothese

Dein Engpass liegt wahrscheinlich bei der Verständlichkeit.

Der Rahmen stand, aber die Sache kam nicht so an, wie du sie gemeint hast. Die häufigste Ursache ist nicht mangelnde Klarheit, sondern Expertise: Was für dich selbstverständlich ist, fehlt deinem Gegenüber als Zwischenschritt.

Patterns auf dieser Ebene

Adressaten-Vokabular verwenden
Analogie-Brücke bauen
Fakten handlungsorientiert präsentieren
Verständnis prüfen

Dein Prüfschritt: Bitte dein Gegenüber, in eigenen Worten zu sagen, was es mitnimmt. Es zählt der Inhalt, nicht die Wörter. Stimmt die Wiedergabe und es fällt trotzdem keine Entscheidung, liegt der Engpass weiter hinten.

Und in die andere Richtung: Hat dein Gegenüber etwas anderes verstanden, weil es etwas anderes weiß? Vielleicht hast du die Sache selbst noch nicht vollständig verstanden.

Wörter verstanden ist nicht Inhalt verstanden.

Bewegt sich nach dem Prüfschritt nichts? Dann lies „Erst zuletzt prüfen“ am Ende dieser Seite.

Kein Haken? Weiter mit Ebene 3.

RelevanzHat die Sache für dein Gegenüber Gewicht?

War die Reaktion sinngemäß „verstanden, aber warum ist das wichtig?“, oder wurde das Thema hinter andere Punkte gereiht?
Kam Widerspruch oder Zögern, ohne dass ein konkreter Grund genannt wurde?
Hat sich die Diskussion an Punkten entzündet, die in deiner Argumentation keine Rolle spielten? Etwa an anderen Risiken, anderen Kriterien oder einem bestimmten Begriff.

Mindestens ein Haken: deine Arbeitshypothese

Dein Engpass liegt wahrscheinlich bei der Relevanz.

Verstanden wurde es, aber es hat für dein Gegenüber nicht das Gewicht, das es für dich hat. Weitere Argumente helfen hier selten. Entscheidend ist, woran dein Gegenüber misst und was es befürchtet.

Patterns auf dieser Ebene

Ungewollte Konnotation vermeiden
Prämissen offenlegen
Domänengrenze wahren
Vorbehalt antizipieren
Widerstand analysieren

Dein Prüfschritt: Frag nach dem Grund hinter dem Zögern, statt ein weiteres Argument nachzulegen. Kommt ein konkreter Grund oder ein Kriterium, bist du auf der richtigen Spur. Bleibt es beim Austausch von Positionen, prüf die Frage vorab zur Beziehungsebene noch einmal.

Und in die andere Richtung: Zeigt der Einwand, dass deine Empfehlung angepasst werden muss?

Widerstand zeigt, was wichtig ist.

Bewegt sich nach dem Prüfschritt nichts? Dann lies „Erst zuletzt prüfen“ am Ende dieser Seite.

Kein Haken? Weiter mit Ebene 4.

EntscheidungsstrukturIst klar, was wer bis wann entscheidet?

Endete das Gespräch ohne vereinbarten nächsten Schritt mit Person und Termin?
Wurde vertagt, obwohl in der Sache Zustimmung erkennbar war? Sinngemäß: „Klingt gut, müssen wir noch prüfen.“
Blieb offen, wer entscheidet und bis wann, oder wurde die Frage an eine andere Stelle weitergereicht?

Mindestens ein Haken: deine Arbeitshypothese

Dein Engpass liegt wahrscheinlich in der Entscheidungsstruktur.

Verstanden, für wichtig befunden, und trotzdem fällt nichts. Dann fehlt nicht Überzeugung, sondern Struktur: Es ist unklar, was genau entschieden werden soll, von wem, bis wann und woran.

Patterns auf dieser Ebene

Entscheidungsgrundlagen aufbereiten
Nächsten Schritt festlegen
Verantwortung übernehmen
Mandatsgrenze erkennen
Kriterien ermitteln
Rückwärts planen
Vorschläge aufgreifen

Dein Prüfschritt: Beende das nächste Gespräch mit Aktion, Person und Termin, und hol dir die Bestätigung. Bleibt die Antwort weich („schauen wir mal“), frag, was für eine Entscheidung noch fehlt.

Und in die andere Richtung: Wird der Schritt abgelehnt oder geändert, sagt das etwas über Mandat, Kriterien und Prioritäten, nicht nur über deine Kommunikation.

Aktion, Person, Termin.

Bewegt sich nach dem Prüfschritt nichts? Dann lies „Erst zuletzt prüfen“ am Ende dieser Seite.

Kein Haken? Lies weiter.

Kein Haken auf allen vier Ebenen?

Dann ergibt sich aus deinen Beobachtungen kein deutlicher Engpass. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder hat die Kommunikation funktioniert und die Wirkung braucht Zeit, oder das Problem liegt nicht in der Kommunikation, sondern im Vorschlag selbst. Dann lautet die ehrliche Frage: Ist das, was du empfiehlst, aus Sicht deines Gegenübers die beste Option?

Erst zuletzt prüfen

Manche Engpässe sind mit Kommunikation nicht zu lösen. Das ist eine ernstzunehmende Möglichkeit, aber die letzte Hypothese, nicht die erste. Prüf sie erst, wenn du den Prüfschritt deiner Ebene gemacht hast und sich nichts bewegt.

Liegt die Entscheidung außerhalb des Mandats der Person oder des Gremiums, die du adressierst?
Hast du einen konkreten Hinweis, dass die Sache bereits entschieden ist, unabhängig von deinen Argumenten? Etwa eine Aussage, ein Dokument oder eine Entscheidung an anderer Stelle.
Hast du einen konkreten Hinweis, dass Interessen den Ausgang bestimmen, die mit dem Thema selbst wenig zu tun haben? Etwa ein Budgetkonflikt oder eine Reorganisation.

Mindestens ein Haken? Dann ist ein Wechsel des Modus vermutlich sinnvoller als ein weiterer Erklärungsversuch. Kläre, wer tatsächlich entscheidet, oder setz deine Energie dort ein, wo sie etwas bewegt.

Das ist eine Arbeitshypothese. Zu Wissen wird sie erst durch den Prüfschritt.

Das Suchraster zum Ausdrucken

Als PDF, mit Platz für deine Situation und deinen Prüfschritt. Dazu der nächste Webinar-Termin, sobald er feststeht.

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Engpassorientierte Kommunikation in IT-Projekten.
Das Richtige richtig kommunizieren.

Dr. Gerhard Friedrich
Ich helfe IT-Professionals, aus ihrem Wissen Wirkung zu machen.
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